Organitzem-nos per treballar millor i gaudir del temps lliure!
Aquí teniu un resum del curset de gestió del temps que es va impartir durant dos caps de setmana, els 19, 20 i 27 de novembre de 2010. La seva durada va ser de 15 hores, o sigui que vam absorbir i produir molta informació.
Primer vam definir els nostres hàbits en la nostra gestió del temps, analitzant com transcorre un dia típic i com anem perdent el temps pel camí. Els "lladres de temps" més habituals són les consultes a Internet, correu electrònic, trucades, interrupcions, etc.
Després, vam estudiar el nostre comportament i l'ús que fem del temps. Vam definir hàbits preventius, amb recursos interns i externs. Unes regles bàsiques de l'organització del temps són: formulació d'objectius, planificació d'activitats, marcar prioritats, realització concreta d'objectius i control i seguiment d'objectius.
Vam fer uns exercicis pràctics, que van consistir en definir els nostres objectius principals (poden ser a l'àmbit professional, personal, familiar, etc.) i les activitats que haurem de planificar cada dia/setmana/mes/any per aconseguir-los. Hem de prioritzar les tasques importants a llarg termini (aquelles que no fem mai o que sempre ens deixem per "més endavant"), i no deixar-nos portar sempre per les activitats urgents (típiques del nostre sector).
Hem de fragmentar les tasques, delegar, aprendre a dir que no. També vam aprendre a detectar i prevenir els factors d'estrès. Vam reflexionar sobre els conceptes d'autocontrol i confiança en un mateix, emocions, pensaments, etc.
Per crear nous hàbits, hem de prendre consciència dels nostres hàbits incorrectes (els podem apuntar a una llista). Després, hem de percebre els beneficis del nou mètode de treball (també els escrivim). Els bons resultats ens serveixen per reforçar aquests nous hàbits. Per això necessitem esforç, consciència, constància i paciència.
Alguns comportaments que ens fan perdre temps són l’excés o la manca d'ordre, disciplina, delegació, organització. Hem de saber dir que no, evitar acumular responsabilitats i no voler ser massa perfeccionistes.
Hem de marcar-nos uns objectius professionals concrets, realistes i limitats en el temps. Que siguin flexibles, assequibles i programats en el temps (podem fer servir calendaris setmanals, mensuals, agendes electròniques, etc.). Definim un objectiu general i una sèrie d'objectius específics, més concrets.
Al final del període que hem definit (un any, per exemple), hem de fer un balanç dels resultats.
Un dels exercicis que vam fer va ser apuntar a una fulla totes les nostres activitats (totes) i la seva durada durant un parell de dies. Havíem d'apuntar-ho tot, fins i tot el número de vegades que consultem el nostre correu electrònic. Ens vam sorprendre (espantar?) pels resultats, o sigui per la quantitat de temps que perdem connectats a les xarxes socials, o comprovant el correu electrònic de manera compulsiva. Vam estendre-ho a la nostra agenda setmanal, i vam comprovar que passàvem massa hores davant de l'ordinador i massa poques amb els amics, la família, fent esport, etc.
Llavors vam reflexionar sobre els aspectes pràctics que podíem canviar per assolir els nostres objectius principals (aconseguir més clients directes, fixar-se un horari de treball estricte, dedicar més temps a la nostra vida personal o les nostres aficions, etc.). És important saber que quant més desconnectem de la feina, més productius serem quan hi tornem…
Va ser un curs molt interessant, ens vam adonar de molts hàbits i comportaments que formaven part de la nostra rutina, que aplicàvem sense adonar-nos-en, i que ens feien perdre molt de temps. Vam aprendre a canviar uns mecanismes i ara intentem posar-los en pràctica!
Hi ha una bibliografia bastant estesa sobre el tema de productivitat i gestió del temps, per exemples els llibres del David Allen, o bé, en un altre estil, "Elogi de la lentitud" de Carl Honoré, que m'acabo de llegir i és boníssim!
Després de l’èxit d’aquest curs, tot i que es va anunciar en un primer moment que no es tornaria a convocar, està prevista una 4a edició al segon semestre d’engany, així que no perdeu més el temps i apunteu-vos-hi!
Alice Dénoyers
Sòcia núm. 304
Perfil al web de l'APTIC
www.alicedenoyers.com